พัฒนาการเจ้าหน้าที่สงขลาฟอรั่มจากมุมมองของตนเอง ในโครงการพลังพลเมืองเยาวชนสงขลา ปีที่ 2

นางสาวอาอีเซาะ ดือเระ (เจาะห์) 

เจ้าหน้าที่ฝ่ายฐานข้อมูล


ในระยะเวลาทำงาน ๗ เดือนที่ผ่านมา ตนเองได้พัฒนาศักยภาพตนเองจากงานต่างๆที่ได้รับมอบหมายดังนี้

ก. งานในฝ่ายที่รับผิดชอบ

๑) ถอดกระบวนการจัดกิจกรรม ในระยะแรก (๓ เดือนแรก) เนื่องจากตนเองยังขาดความรู้ความเข้าใจในเนื้องานและบทบาทหน้าของตนเองจึงทำให้ขาดความมั่นใจในการทำงาน เข้าใจงานแต่ละงานไม่ลึกซึ้ง ในการเขียนและถ่ายทอดกระบวนการในการประชุมเชิงปฏิบัติการในแต่ละครั้ง เนื้อหาในการเขียนสรุปมักติดกรอบการถอด การรายงานผลการดำเนินงานจากประสบการณ์ที่ผ่านมา อีกทั้งใช้เวลาในการจับใจความเนื้อหาของกิจกรรมนาน การใช้ภาษาในการสื่อสารที่เยินเย่อ เมื่อได้ทำหลายครั้งซ้ำๆ ตนเองก็เริ่มเข้าใจเนื้องาน รู้จักที่จะประเมินและบริหารเวลาในการทำงาน และยังพยายามศึกษาวิธีการเขียนจากพี่ๆทีมงาน ซึ่งการเขียนจะต้องไม่ใช้คำใหญ่ที่ยากต่อการเข้าใจ ภาษาที่ใช้จะต้องเป็นภาษาทางการแต่ที่เข้าใจง่าย เพื่อป้องกันการตีความเนื้อหาที่ผิดไป การถอดกระบวนการซ้ำๆทำให้ตนเองเกิดความชำนาญในการเขียนและพยายามค้นหา พัฒนารูปแบบการเขียนให้คนอ่านเข้าใจง่ายขึ้น

๒) บันทึกกระบวนการจัดกิจกรรม การบันทึกข้อมูลด้วยวีดีโอและเสียงในการประชุมแต่ครั้งมีความสำคัญอย่างมากต่อการนำไปใช้ถอดกระบวนการ การหามุมกล้องในการอัดกระบวนการดีจะทำให้ตนเองเก็บรายละเอียดต่างๆของกิจกรรมได้ดี เช่น ชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมในกรณีที่ไม่ได้ยินเสียงที่ผู้เข้าร่วมพูด เราสามารถขยายให้เห็นแผ่นป้ายชื่อที่แขวนไว้ได้ ในขณะที่ทำกิจกรรมใช้เวลาทั้งวัน ในการเก็บกระบวนในขณะที่จัดกิจกรรมอาจมีบางจุดที่ตนเองมองไม่เห็น ตกหล่นไปวีดีโอและที่อัดเสียงเป็นเครื่องมือสำคัญมากต่อการถอดกระบวนการ และเมื่อนำมาฟังอีกครั้งทำให้ตนเองเก็บรายละเอียด ผลที่เกิดขึ้น ตลอดจนบรรยากาศในการจัดกิจกรรมได้ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น

ข. งานที่ได้รับมอบหมาย

๑) บันทึกการประชุม ตนเองได้เรียนรู้ว่าการจดบันทึกการประชุมประจำสำนักงานนั้นแตกต่างจากการถอดกระบวนการการประชุมเชิงปฏิบัติการ การบันทึกการประชุมประจำสำนักงานจะต้องบันทึกแบบสั้นๆจับประเด็นการประชุมและผลสรุปในการประชุมแล้วเขียนให้ชัดเจน การบันทึกการประชุมจะมีแบบฟอร์มในการบันทึกอย่างชัดเจน เช่น รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มการประชุมเวลาเท่าไหร่ และใครเป็นผู้จดบันทึก เป็นต้น คำที่ใช้เป็นคำที่พบเห็นบ่อยในหนังสือราชการ

๒) ติดตามหนุนเสริมโครงการเยาวชน (ฝึกการเป็นโค้ช) การได้รับผิดชอบติดตามหนุนเสริมโครงการเยาวชนเป็นอีกงานที่ตนเองไม่เคยทำมาก่อน ไม่มีความรู้และวิธีการในการติดตามและหนุนเสริมว่าควรหนุนเสริมในเรื่องใดบ้าง แต่จากการทำงานมาในระยะหนึ่งก็ได้สังเกตและสอบถามวิธีการติดตาม ตลอดจนรูปแบบในการติดตามทั้งทาง Social Network และทางโทรศัพท์ ซึ่งการติดตามและหนุนเสริมโครงการตนเองพยายามทำความเข้าใจและประชาสัมพันธ์กับเยาวชนในโครงการ ให้เยาวชนไว้วางใจ ได้เป็นที่ปรึกษากับเยาวชนในทุกๆเรื่อง ตนเองจะหางานวิจัยต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเยาวชนเพื่อแชร์เข้าไปบนเพจ Facebook ที่เยาวชนสร้างขึ้น เป็นการหนุนเสริมความรู้ในเยาวชนได้ให้ความสำคัญของวิธีการและการเรียนรู้ต่างๆ ร่วมถึงการประสานงานระหว่างกลุ่มเยาวชนที่ตนเองดูแลและหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ เช่น แจ้งวันที่เยาวชนจะจัดกิจกรรม เรื่องเอกสารการเงิน เป็นต้น

๓) รวบรวมและพิสูจน์อักษรเล่มรายงานโครงการพลังพลเมืองเยาวชนสงขลาปีที่ ๒ (รายงานฉบับสมบูรณ์) เนื่องจากในระยะแรกของการทำงาน (๓ - ๔ เดือนแรก) ตนเองจึงได้รับหน้าที่รับผิดชอบเป็นผู้ช่วยฝ่ายวิชาการจึงได้รับมอบหมายให้รวบรวมและพิสูจน์อักษรเนื้อหารายงานโครงการพลังพลเมืองเยาวชนสงขลาปีที่ ๒ ระยะแรกที่ทำตนเองยังขาดความรู้ในการจัดทำเล่มรายงานอยู่มากเช่น การจัดวางหน้า ความละเอียดรอบคอบในการพิสูจน์อักษรของเล่มรายงาน เป็นต้น เมื่อทำมาในระยะหนึ่งแล้ว ตนเองรู้จักวิธีการทำเล่มรายงานมากยิ่งขึ้น รู้จักที่จะเสาะหาวิธีการทำเล่มรายงานที่ถูกต้อง จากพี่ทีมงาน และในอินเตอร์เน็ต จนปัจจุบันพูดได้ว่าหากจะต้องทำเล่มรายงานอีกครั้งก็จะสามารถทำได้อย่างราบรื่นและรอบคอบกว่าในระยะแรกมากยิ่งขึ้น